Bài Học Kháng Bão Cho Ngành Giặt Là Khách Sạn: Từ Câu Chuyện Thực Tế Của Crown Linen (Phần 2)

Trong Phần 1, chúng ta đã chứng kiến cách Crown Linen vượt qua cơn bão Irma năm 2017 nhờ kế hoạch dự phòng (Contingency Planning), giúp 100% khách sạn đối tác duy trì nguồn cung đồ vải sạch dù 3/5 nhà máy xử lý bị mất điện hoàn toàn.

Tiếp nối câu chuyện thực tế đó, dưới đây là 5 bài học đắt giá giúp các nhà quản lý khách sạn và xưởng giặt xây dựng một chuỗi cung ứng bền vững, sẵn sàng duy trì vận hành ngay cả trong những kịch bản thiên tai hay sự cố khắc nghiệt nhất.

1. Xây dựng tính dự phòng cho chuỗi cung ứng

Một trong những nguyên tắc cốt lõi của quản trị rủi ro là loại bỏ các điểm nghẽn đơn lẻ, nơi mà nếu gặp sự cố, toàn bộ hệ thống sẽ bị tê liệt.

• Đối với khách sạn sử dụng dịch vụ giặt thuê ngoài: Đừng chỉ kiểm tra xem đơn vị giặt có máy móc hiện đại hay không. Hãy tìm hiểu xem họ có mạng lưới nhà máy phân tán theo địa lý hay không. Khi một nhà máy bị ngập lụt hoặc mất điện, các nhà máy khác trong cùng hệ thống phải có đủ năng lực để gánh sản lượng thay thế.
• Đối với khách sạn vận hành xưởng giặt nội bộ: Sự cố hỏng máy, ngập nước, mất điện cục bộ hay thiếu hụt nhân sự đều có thể khiến khâu giặt bị đình trệ. Khi buồng phòng không có khăn, ga sạch để thay, hoạt động đón khách lập tức bị nghẽn. Dự phòng nghĩa là bạn đã phải có sẵn phương án B (kế hoạch kết nối với xưởng ngoài) trước khi sự cố xảy ra.

2. Tầm quan trọng của định mức tồn kho đồ vải

Duy trì định mức đồ vải hợp lý luôn là nguyên tắc vận hành tiêu chuẩn, nhưng giá trị của nó chỉ thực sự phát huy tối đa trong khủng hoảng.

Khi bão lũ xảy ra, hạ tầng giao thông bị chia cắt khiến việc giao nhận đồ vải bị trễ hạn. Trong khi đó, nhu cầu lưu trú tại các khách sạn có thể tăng vọt đột ngột do đón nhận người dân sơ tán, lực lượng cứu hộ, nhân viên kỹ thuật điện lực và các đoàn hỗ trợ phục hồi sau bão.

Một kho đồ vải có định mức Par Level an toàn sẽ cho khách sạn "khoảng trống dễ thở" để linh hoạt ứng phó mà không làm suy giảm chất lượng dịch vụ. Mục tiêu ở đây không phải là tích trữ hàng hóa vô tội vạ, mà là tính toán định mức dự trữ dựa trên các kịch bản gián đoạn thực tế.

3. Giao tiếp & nắm bắt thông tin 

Trong suốt thời gian diễn ra bão lũ, diễn biến thực tế thay đổi theo từng giờ: đường xá bị phong tỏa, thời gian khôi phục điện bị hoãn, lượng khách biến động và tuyến đường vận chuyển bị đứt gãy. Trong hoàn cảnh đó, thông tin giao tiếp thông suốt còn giá trị hơn bất kỳ cỗ máy hiện đại nào.

Những mối quan hệ hợp tác kháng khủng hoảng tốt nhất không phải được xây dựng khi bão đã đổ bộ, mà được thiết lập từ nhiều tháng trước đó. Các cuộc họp định kỳ giữa ban giám đốc khách sạn và các đơn vị cung ứng cốt lõi giúp:

• Thiết lập rõ kỳ vọng vận hành trong điều kiện khẩn cấp.
• Phân định trách nhiệm đưa ra quyết định.
• Tạo lập sẵn các kênh liên lạc ưu tiên để kích hoạt ngay khi thời tiết xấu.

Bài học cốt lõi: Chờ đến khi bão đổ bộ mới bắt đầu liên lạc thì đã quá muộn.

4. Sự Linh Hoạt Là Lợi Thế Cạnh Tranh Hàng Đầu

Thực tế qua nhiều mùa bão cho thấy: Những kế hoạch vận hành quá cứng nhắc hiếm khi tồn tại nguyên vẹn qua một cuộc khủng hoảng thực sự. Các doanh nghiệp phục hồi nhanh nhất chính là những đơn vị có khả năng thích ứng linh hoạt nhất.

Tính linh hoạt trong khủng hoảng bao gồm:

1. Tạm thời điều chỉnh quy trình: Ưu tiên xử lý các vật dụng phòng cốt lõi (ga giường, khăn tắm) thay vì thay mới toàn bộ đồ decor/áo khăn chưa thực sự cần thiết.
2. Linh hoạt khung giờ: Tái định tuyến xe vận chuyển, điều chỉnh khung giờ giao nhận đồ theo tình hình giao thông thực tế.
3. Sẵn sàng chia sẻ dữ liệu: Cập nhật tình trạng vận hành thực tế theo thời gian thực giữa khách sạn và xưởng giặt để cùng đưa ra phương án xử lý tối ưu.

5. Quản Trị Rủi Ro Là Công Việc 365 Ngày Trong Năm

Mùa bão lũ có thể có ngày bắt đầu và kết thúc theo lịch thiên văn, nhưng năng lực chống chịu của doanh nghiệp phải được xây dựng xuyên suốt cả năm. Sự chuẩn bị bền vững đến từ việc đầu tư dài hạn vào hạ tầng, quy trình dự phòng, quản trị kho, đào tạo nhân sự và xây dựng niềm tin với đối tác.

Thay vì đợi đến khi áp thấp nhiệt đới xuất hiện trên bản đồ dự báo, ban quản lý khách sạn nên chủ động đánh giá năng lực ứng phó giặt là từ trước đó nhiều tháng bằng các câu hỏi tự kiểm tra:

• Nếu xưởng giặt của chúng ta (hoặc của đối tác) ngưng hoạt động vào ngày mai, phương án B cụ thể là gì?
• Lượng đồ vải dự trữ hiện tại có đủ giúp khách sạn duy trì vận hành nếu việc giao hàng bị gián đoạn 3-7 ngày không?
• Đơn vị giặt là thuê ngoài có thể chuyển đổi sản lượng sang nhà máy khác nhanh đến mức nào khi có sự cố?
• Ai là đầu mối liên lạc khẩn cấp cấp cao nhất của các bên khi xảy ra sự cố?
• Quy trình vận hành khẩn cấp đã được phổ biến và thống nhất giữa các bộ phận Buồng phòng, Kỹ thuật và Ban Giám đốc chưa?

Khi thiên tai thử thách sức bền của ngành dịch vụ lưu trú, sự phục hồi thành công không đến từ nỗ lực đơn độc của riêng khách sạn, mà phụ thuộc vào tính kết nối bền chặt của toàn bộ chuỗi cung ứng. Câu hỏi quan trọng nhất mà mọi nhà quản lý khách sạn cần tự đặt ra trước mỗi mùa mưa bão là: "Liệu mọi mắt xích trong hệ thống của chúng ta có thể tiếp tục phục vụ khách hàng sau khi cơn bão đi qua?"

Và câu trả lời thường bắt đầu từ những nơi khách hàng ít nhìn thấy nhất nhưng lại phụ thuộc mỗi ngày - chính là hệ thống giặt là.

*Bài viết được biên dịch từ chia sẻ của Pablo Lucchesi – CEO Crown Linen (Đơn vị cung cấp dịch vụ giặt là khách sạn hàng đầu tại Mỹ).

Nếu bạn đang tìm hiểu giải pháp và nhu cầu giặt là cho khách sạn, bệnh viện hãy liên hệ ngay với CleanChem Việt Nam để nhận tư vấn giải pháp tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất!

CÔNG TY TNHH CLEANCHEM VIET NAM